Warto zerknąć na poniższe wskazówki i przeanalizować dylematy – warto. Nie zawsze musimy wszystko wiedzieć tak sami z siebie. Uczymy się przez całe życie. Ja na przykład otrzymałem ważny dla mnie e-mail, na który czekałem cały zapisany …. w temacie wiadomości. Całe szczęście udało mi się go skopiować. Ale i sam nie jestem wolny od zapominania o formatach kodowania – stąd zamiast myślniki wyskakują np. krzaczki literowe, etc, etc.
Mądrej lektury życzę i refleksji.
KHAK
Pisanie e-maili – 10 najczęstszych błędów
Dziennie wysyła się około 40 miliardów e-maili, które są obecnie główną formą komunikacji pisanej. Jako że grzeczność, kultura osobista i dobre wychowanie nadal są cechami pożądanymi nie tylko w kontaktach bezpośrednich, ale także w korespondencji, która w dzisiejszych czasach zdominowana jest przez pocztę elektroniczną – warto znać zasady, które nią rządzą.Poprawne napisanie e-maila mimo tego, że wydaje się błahostką, kryje w sobie wiele pułapek. Oto kilka wskazówek, które pomogą nam zaprezentować się z najlepszej strony i sprawią, że adresat (szczególnie jeśli nie znamy go osobiście) odbierze nas jako ludzi poważnych.
KOMPROMITUJĄCY LUB NIEADEKWATNY ADRES E-MAIL
Po pierwsze, jeżeli chcemy być postrzegani jako osoby poważne i profesjonalne, powinniśmy zadbać o to, by nasz adres e-mail również taki był. Najbezpieczniej nazwać go swoim imieniem i nazwiskiem. Pamiętajmy, że adresy typu „kasiabuziaczek” czy „kicia25” są niedopuszczalne w kontaktach biznesowych.
Redakcyjna praktyka pokazuje, że problem ten często dotyczy osób ubiegających się o pracę. Niestety CV zawierające e-maile z pseudonimami i zdrobnieniami nie skłaniają do umówienia się z taką osobą na rozmowę kwalifikacyjną. W adresie e-mail istotna jest także nazwa domeny, która stoi za znakiem małpy. Osoba prywatna powinna legitymować się adresem e-mail założonym na poważnym serwerze. W Polsce przykładami serwisów świadczących takie usługi są: gmail, wp, interia czy onet.
Kompromitujący adres e-mail to nie jedyna sytuacja, w którym adres nadawcy może być problemem. Czasem zdarza się, że firma posiada wiele marek i konieczne jest wysyłanie maili z różnymi nazwami domeny po „małpie” (@). Warto ustawić najważniejszy e-mail domyślny i pamiętać o konieczności jego zmiany, jeśli sytuacja tego wymaga.NIEPRAWIDŁOWY ADRES ODBIORCY
BRAK TEMATU WIADOMOŚCI
Istotnym elementem wiadomości elektronicznej jest także jej temat, który wciąż jest lekceważony przez wielu nadawców. Często w pośpiechu pomijamy to pole lub wpisujemy w nie kilka przypadkowych liter z klawiatury. Temat wiadomości jest niezwykle istotny z dwóch powodów. Po pierwsze, kiedy wysyłamy maila do osoby, której nie znamy, istnieje możliwość, że brak tematu zadecyduje o jej zignorowaniu lub usunięciu.
Jednak większy problem powstaje, kiedy nie wpisujemy tematów wiadomości, gdy korespondujemy z kimś często. Przy okazji wyszukiwania ważnego maila z przeszłości, w wynikach wyszukiwania pojawia się wtedy kilkadziesiąt wiadomości o treści „Brak tematu”.
W której z nich jest treść, której szuka adresat? Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy nadawca rozpoczyna nowy wątek korespondencji, ale robi to odpowiadając na starego maila bez zmiany tematu.
BŁĘDNE PRZYWITANIE
Tradycja pisania maili jest stosunkowo krótka i przez to w polszczyźnie nie posiada ona jeszcze wykształconych wzorców stylistycznych i formalnych. Wiadomość elektroniczna nawiązuje do dwóch rodzajów komunikacji: do tradycyjnego listu oraz do rozmowy bezpośredniej.
W związku z tym, wiele osób ma problem z tym jak ją zacząć. Jeśli piszemy wiadomość prywatną, śmiało możemy rozpocząć od: Cześć, Hej, Droga Kasiu lub po prostu Kasiu (używając wołacza, nigdy mianownika – Kasia). Jeżeli jednak piszemy wiadomość służbową, sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Mimo tego, że Internet niweluje dystans między jego użytkownikami, nie można pozwolić sobie na wysłanie do przełożonego maila rozpoczynającego się nagłówkiem Cześć.
Najczęściej popełnianym błędem jest rozpoczynanie wiadomości służbowej od słowa Witam. Wyraża ono wyższość nadawcy nad odbiorcą, ponieważ sugeruje powitanie odbiorcy maila w przybytku nadawcy (mieszkaniu, domu, rezydencji, na przyjęciu itp.). Słowo Witam jest poprawne w sytuacji, kiedy podczas faktycznych odwiedzin dowolnej natury gospodarz wita gości w swoim domu.
No dobrze, tylko w takim razie jak rozpocząć e-mail by uniknąć kompromitacji?
- Najbezpieczniejszym i najbardziej eleganckim rozwiązaniem jest użycie sformułowania Szanowny Panie/Szanowna Pani (po nagłówku stawiamy przecinek). Używamy go także w sytuacjach, kiedy piszemy do kogoś po raz pierwszy. Sformułowanie to jest najbardziej formalne i na pewno nikogo nie urazi.
- eśli wiadomość e-mail kierujemy do osoby, której nie znamy, stosowanie zwrotów typu Panie Krzysztofie, Pani Joanno jest absolutnie niedopuszczalne. Zwrotu tego używamy tylko wtedy, kiedy jesteśmy w stanie zwrócić się tak wobec danej osoby również w rzeczywistości.
NIEPOPRAWNE ZAADRESOWANIE WIADOMOŚCI E-MAIL
- Jeżeli korespondujemy z kimś kilkukrotnie w ciągu jednego dnia, nie rozpoczynamy każdego e-maila od nagłówka, tylko od razu odpowiadamy na otrzymaną wiadomość.
Standardowy interfejs poczty e-mail zapewnia trzy pola, w które można wpisać adres odbiorcy „Do”, „Dw” i „Udw”. Poniżej zamieszczony jest opis zastosowania każdego z nich.
- 1."Do” (ang. To) – główny adresat wiadomości, kiedy tylko dwie osoby zaangażowane są w proces komunikacji. Jedyny wypadek, w którym w polu „Do” nie pojawia się adres e-mail adresata opisano w podpunkcie poniżej (trzecim od góry licząc :)
- „Dw” (ang. CC) – oznacza „do wiadomości” (ang. carbon copy) – w polu tym powinien pojawić się adres e-mail osoby (osób), która nie jest adresatem wiadomości, ale powinna również ją odczytać. Wykorzystanie pola „Dw” jest stosowne, kiedy o danej sprawie powinien wiedzieć przełożony lub współpracownicy zaangażowani w sprawę, której dotyczy e-mail. Jeśli nadawca używa pola DW, podczas odpisywania na maila konieczne jest użycie przycisku „Odpowiedz wszystkim” (ang. reply to all), który zapewni, że nasza odpowiedź dotrze do wszystkich zainteresowanych i oszczędzi nam konieczności kopiowania i wklejania ich adresów e-mail.
Należy pamiętać, że jeśli użyjemy tej opcji kilkakrotnie w ciągu jednego dnia, wpisując dużą liczbę adresatów (np. 50), może włączyć się filtr antyspamowy i zablokować możliwość wysyłania wiadomości na okres nawet do 2 miesięcy.
- „Udw” (ang. BCC) – oznacza „ukryte do wiadomości” (ang. blind carbon copy) – w polu tym powinien pojawić się adres e-mail osoby (osób), która ma odczytać wiadomość, ale adresat nie powinien wiedzieć o ich udziale w korespondencji. Znajomość prawideł zastosowania tego pola jest niezwykle ważna, ale niestety niepowszechna. Choć ciężko w to uwierzyć, cały czas zdarzają się sytuacje, w których pracownik firmy wysyłając np. zapytanie ofertowe umieszcza adresy e-mail wszystkich adresatów (różnych firm) w polu „Do”, zamiast w polu „Udw”, w którym adresy te byłyby niewidoczne dla adresatów. Jest to pomyłka niewybaczalna, ponieważ ujawnia rozpatrywanych kontrahentów, a często także listę podwykonawców.
NIEODPOWIEDNIO SFORMATOWANY TEKST
Podczas pisania maili obowiązuje najbardziej elegancka zasada świata „mniej to więcej” (ang. less is more). Należy zadbać o to, aby w tworzonym mailu nie pojawił się nadmiar formatowania. Trzeba pamiętać o odpowiednim rozmiarze czcionki. W korespondencji biznesowej niedopuszczalne jest stosowanie kolorowego tła i grafik. Kolejnym błędem jest pisanie wielkimi literami (z włączonym klawiszem „Caps Lock”), np. CO U CIEBIE SŁYCHAĆ? W Internecie wielkie litery rozumiane są jako przejaw krzyku i agresji. Wiele osób w ten sposób nieumiejętnie zaznacza najistotniejsze elementy wiadomości. Choć w większości przypadków to nieeleganckie, jeśli naprawdę zależy nam na podkreśleniu istotności jakiegoś fragmentu wysyłanego tekstu, lepiej go podkreślić lub pogrubić. Tego typu zabieg powinien jednak pojawić się wyłącznie w korespondencji pomiędzy przełożonym i podwładnym lub przy okazji przesyłania ważnego harmonogramu lub instrukcji do większej grupy osób.
Co z popularnymi buźkami? Jedni je uwielbiają, innych irytują. Co ciekawe, emotikony bywają pożyteczne. Często zapobiegają błędnej interpretacji tego, co chcemy przekazać w naszej wiadomości (np. gdy chcemy zażartować). Coraz częściej pojawiają się w wiadomościach i nie ma w tym nic złego, o ile są to wiadomości prywatne. Używanie emotikonów w korespondencji służbowej jest mało profesjonalne i niepoważne, dlatego lepiej zachować je na korespondencję ze znajomymi. Jednak nawet wtedy warto pamiętać, aby posługiwać się pojedynczymi emotikonami, a nie całymi ich kombinacjami.
ZBYT DŁUGI CZAS ODPOWIEDZI
Wiele osób często zastanawia się, po jakim czasie należy odpisywać na otrzymane maile. W korespondencji biznesowej, najbardziej pożądane są odpowiedzi udzielone w przeciągu jednego dnia roboczego. Jeśli to jednak niemożliwe, np. z uwagi na urlop lub delegację, należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu autorespondera (wiadomości generowanej jako automatyczna odpowiedź za każdym razem, kiedy otrzymamy maila). Poinformuje on adresatów podczas naszej nieobecności, że odpowiedzi nie należy się spodziewać w bezpośredniej przyszłości.
Na prywatne wiadomości można odpisać po kilku dniach – ich nadawcy zwykle mają numer telefonu adresata i w pilnych sprawach mogą po prostu zadzwonić.
WYSYŁANIE ZAŁĄCZNIKÓW
Firmy używają skrzynek e-mail zlokalizowanych na serwerach komercyjnych. Mają one zwykle ograniczoną pojemność. Wysyłanie wiadomości z bardzo dużymi załącznikami może łatwo doprowadzić do ich zapełnienia, co jest wyjątkowo niepraktyczne. Skany dokumentów, wielkie cenniki w PDF albo rozbudowane elementy graficzne, które niepotrzebnie zamieniają prostego maila w giganta o objętości kilkudziesięciu megabajtów, bardzo często są źródłem frustracji odbiorców.
Oprócz tego, gdy wysyłamy wiadomość z załącznikiem, warto wspomnieć o tym w treści e-maila, aby adresat nie przegapił załączonego pliku. Pusta wiadomość z załącznikiem jest nie tylko bardzo trudna do odszukania po jakimś czasie od wysłania, ale także świadczy o braku organizacji i profesjonalizmu nadawcy.
NIEELEGANCKIE ZAKOŃCZENIE WIADOMOŚCI
Kończenie wiadomości, podobnie jak ich rozpoczynanie, dla wielu osób jest dość problematyczne. Jak zatem kulturalnie i grzecznie zakończyć e-mail? Korespondencja służbowa ponownie wymaga od nas powagi i elegancji.
Najbardziej kulturalnym zakończeniem wiadomości będzie zwrot Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku, który świadczy o szacunku jakim darzymy adresata. Jeżeli korespondencja jest nieco mniej oficjalna, można zakończyć list uprzejmym sformułowaniem Pozdrawiam/Z pozdrowieniami.
W korespondencji prywatnej możemy pozwolić sobie na większą pobłażliwość i wylewność pożegnań. W obu przypadkach ważne jest podpisanie wiadomości – w korespondencji służbowej imieniem i nazwiskiem (lub inicjałami, jeżeli często korespondujemy z daną osobą), w prywatnej tylko imieniem.
W korespondencji służbowej konieczny jest także podpis firmowy, który powinien uwzględniać nazwę firmy i dokładny adres fizyczny, a także www. Można także zdecydować się na umieszczenie niewielkiej grafiki z logo firmy. W przypadku osób piastujących niektóre stanowiska (np. księgowej) dopuszczalne jest także umieszczenie w podpisie maila dokładnych danych firmy (NIP, REGON, KRS) oraz numeru konta.
KORESPONDENCJA E-MAIL W JĘZYKU ANGIELSKIM
Niezwykle często zdarza się, że język polski nie jest już jedynym językiem, w którym korespondujemy. Oczywiście najczęściej używaną alternatywą jest język angielski, który w świecie korporacyjnym jest lingua franca. Relacje formalne w języku angielskim są różne od tych w naszym języku i przekłada się to bezpośrednio na korespondencję.
Poniżej prezentujemy rozpoczęcia i zakończenia maila w języku angielskim do anonimowego Johna Clarksona:
Dear Sir Yours faithfully
Dear Mr. Clarkson Kind/Best regards
Dear John Regards
John Cheers
Obecne trendy w korespondencji korporacyjnej w języku angielskim są takie, że wszyscy zwracają się do siebie po imieniu, więc czasem korespondencja w języku angielskim toczy się w sposób, w który po polsku byłby nie do zaakceptowania. Warto także zapamiętać, że forma „Panie Michale/Pani Agato” w języku angielskim nie występuje. Innymi słowy, poprawne tłumaczenie zwrotu „Panie Michale,…” (PL) to „Michał,…” (EN).
A oto krótkie podsumowanie wszystkich zwrotów powitalnych i pożegnalnych w języku polskim i angielskim:
Korespondencja elektroniczna ma to do siebie, że często zmuszeni jesteśmy „rozmawiać” z osobami, których nie znamy. Musimy zatem w minimalnej liczbie słów i zabiegów edytorskich wywrzeć dobre „pierwsze wrażenie”. Unikając dziesięciu opisanych powyżej błędów, jako autorzy maili bez wątpienia będziemy postrzegani jako osoby poważne i profesjonalne.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz